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善用Google日历,让事情做得更高效

01
十二月

[ 本文转自可能吧 ]   [ 谷歌日历(Google Calendar) 与 Outlook 的网络同步方法 ]

以前我总是以为脑袋够用,从来不用备忘、日程等工具。但事实上我太高估自己的能力,一个日程表、一个事项提醒,或者一个todo list都是十分有用的。 

在Lifehacker的投票里,人们认为最有用的GTD(Getting Things Done)工具是:笔和纸。

除了笔和纸之外,Google日历是我认为目前最好一个日程管理服务,或许你正在用,如果你了解下面的一些小技巧,你会用的更舒服。

谷歌日历

使用Google日历的朋友不少,而大多数人都会用到其中一个功能:手机短信提醒。这是个非常有效的事项提醒方式。


一、连接与外观

1、https加密访问
Google日历支持https方式连接,建议大家都使用这种方式。当你在Google因搜索低俗内容被断开连接后,使用http方式是无法连接Google日历的。Gmail也有https方式。事实上,能用https的服务都建议大家使用这种方式,这个互联网不可靠,你永远不知道什么时候会被低俗。

2、拖曳选择日期区间
你可以使用拖曳日期的方式选择日程显示区间

3、设定个性化日期区间
当然,除了拖曳选择日期区间外,你还可以在设置里设置“自定义视图”显示的日期数目。

4、给Google日历换个皮肤
觉得Google日历太丑了?有时我也有这样的感觉,你可以使用Better GCal Firefox扩展使其变得漂亮。


二、同步日历

一个好的日程表应该具有导出功能,也就是能与其它日程管理软件/服务同步。

1、与电脑软件同步

        你可以在这里看到将Google日历导出到Outlook等软件和导入日历到Google日历的步骤。如果你使用的是MS Outlook,你还可以使用专用的软件来同步:Google Calendar Sync

2、同步到手机

        (1)S60系列
            如果你在用S60系列手机,你可以用GcalSync来将手机日程与Google日历同步,首先你需要在手机上安装GcalSync软件。
            安装软件后设置好用户名和密码即可。

        (2)iPhone
            对于iPhone来说,可以使用官方的 Google Sync 服务。

        (3)其它手机
            如果你的手机既不是S60也不是iPhone,可以考虑使用GooSync服务。
            首先你需要在GooSync注册账户,导入你的账户信息,然后再在手机上安装GooSync的软件。
            GooSync不但能同步日程表,还可以同步Email联系人等。

    3、结合Remember the Milk

        Remember the Milk是最好的Todo List服务之一,你可以在Google日历里将RTM导入,方法是:
        将下面URL的日历添加到Google日历,接着输入RTM的用户信息:
        http://www.rememberthemilk.com/services/modules/googlecalendar/ics.rtm


三、日历通知

    1、短信通知
        大多数人都会使用这种通知方式。Google日历的短信通知方式是免费的,支持大多数手机号,你可以在Google日历设置里添加手机号,在添加事项后设置短信提醒。
        让我好奇的是,每次SMS通知的SP号都是不一样的。

    2、团队日程群发短信
        如果你在为一个团队管理日程,你希望每个人都收到短信提醒,可以用以下的方法:
            (1)让每个人注册Google日历,并设置好手机号
            (2)添加一个团队日历,同时邀请所有团队成员(Email方式)
            (3)将事项设置为短信提醒
        这主要是用于团队事物提醒,最好别滥用在群发短信上。

    3、免费天气预报短信
        既然Google日历支持导入日历又支持短信提醒,那是否可以导入一个天气日历,然后我们就可以接收免费的天气预报短信呢?
        能,具体请移步:免费接收天气预报短信


四、操作技巧

    1、快捷键
        或许你不知道,Google日历是支持快捷键操作的,英文版的Google日历比中文版有更多的快捷键。和在Google Reader和Gmail的快捷键一样,J,K分别是上下操作。C(compose)是新建日程。
        当你忘记快捷键时,同样可以输入?(Ctrl+/)来查看快捷键提示。

    2、拖曳日程
        Google日历支持拖曳日程,你可以将某个日程拖到另外一天或另一时段(月视图不可拖曳改变时间):


五、日程共享

    1、日历分享
        事实上在说到“团队短信提醒”时已提到日历分享,你可以与特定的人分享这个日历(通过email),也可以将这个日历设置为公开,这样所有人都可以导入你的日历。

    2、嵌入到网页
        这是个十分有用的功能,之前我做的奥运日程表就是使用了Google日历的网页嵌入功能,具体操作可以参考嵌入奥运日程的文章。

    3、订阅日历
        既然日历可以分享给别人导入,你同样也可以导入别人的日历。你可以直接从URL里添加一个新日历,也可以在日历搜索里搜索日历。
        比如我,搜索到了F1 2009年的赛历,这样我就不会错过今年的F1比赛了。


六、其它

    1、RSS订阅日历
        和前面提到的“订阅日历”不一样,这里的订阅是用RSS阅读器来订阅日历。如果你是一个天天只生活在阅读器里的人,你可以订阅任何公开的日历。
        每个公开的日历都有唯一的RSS订阅地址。这种方式会导致日程滞后,因为阅读器抓取频率是固定的,不是无间断扫描。

    2、作为日记使用
        将Google日历当做日记来使用是个不错的想法,你可以新建一个“日记”日历,然后每天在这个日历里写上日记。
        有什么比这样写私人日记更方便?

    3、使用Twitter更新日程
        Twitter进阶手册里应该添加这个项目,这实在太有用了。
        打开http://twittercal.com,注册账号后在twitter follow twittercal机器人,以后将日程信息以私信的形式发给twittercal机器人,日程就会被添加到Google日历。


七、关于GTD

    GTD是一门高深的学问,如何将事情以最高效并且不遗漏地做好是一件不容易的事。不要盲目地认为大脑可以记录下一切,这是很难的,尤其是一些突如其来的想法。
    我的做法是,随身带备笔和纸,外加使用Google日历与手机日程同步。

    有时我会有突然的想法,如果当时我在线,我会用Gtalk将它发送到我一个备用邮箱;如果不在线,如果没有图像或公式,我会记在手机上,然后同步到日历;如果有图的话,那笔和纸是必须的。
    一旦有什么事情要在半天后做,我一定会添加到Google日历,我已经不再相信我的大脑了,在这个信息过载的世界,我无法依靠大脑去记住一切。我认为,凡是能快速查询到的信息,都不必记在大脑里。
    我很少使用软件来记录日程,一般都使用在线服务。

你的GTD做法如何?不妨和我们分享以下。

关于本文
各种回音
  1. 说: 回复他/她

    一直在用,和S60手机同步蛮爽的!

  2. 说: 回复他/她

    跟WM同步,我用的是NuevaSync.
    跟Google同步手机联系人和Calendar

  3. 说: 回复他/她

    我临时的想法一般都记在RTM中,在电脑边上时用电脑,不在时用手机上网,一般手机浏览器上都直接开着这个
    google日历只记录一定要在这个时间段完成的事情,手机提前15分钟提醒,邮件提前2小时到1天提醒,当RTM上的一些任务确定了要在某个时间段做之后会移到这里,要不然就不知道做什么时看看RTM上的列表找事做

  4. 说: 回复他/她

    如果你的手机既不是S60也不是iPhone,可以考虑使用GooSync服务。……还有GPhone呢

  5. 说: 回复他/她

    嗯,很实用,补充一下Windows Mobile平台Google Sync配置

    对于Windows Mobile平台的支持机型,配置方法如下:

    1、打开ActiveSync

    2、点击“菜单”->添加源服务器

    3、在“输入电子邮件地址”步骤,输入Gmail的电子邮件地址(不要选中“尝试自动检测Exchange Server设置”),点击下一步

    4、在“编辑服务器设置”步骤,输入服务器地址m.google.com(选中“服务器需要加密的(SSL)连接”),点击下一步

    5、在“用户信息”步骤,填写用户名字段(userid@gmail.com)、密码字段,域字段为空,选中“保存密码”,点击下一步

    6、在“编辑服务器设置”步骤,选中要同步的数据,点击完成,开始同步操作

    我试过了 完全ok~~

  6. 说: 回复他/她

    请问怎么使用GTalk记录内容并发送到邮箱呢?

  7. 说: 回复他/她

    用过这个呵呵,效果还不错

  8. 说: 回复他/她

    Android手机不用装软件,已经自带了

  9. 说: 回复他/她

    残念 = = WIN2003 MS 耍不了……

  10. 说: 回复他/她

    goosync的免费服务已经停了很久了……

  11. 说: 回复他/她

    每次访问Google日历,都是需要在浏览器中访问: http://www.google.com/calendar?hl=zh_CN 比较麻烦!

    搜索寻找一款在windows XP系统上用的客户端,很难的!但是找来找去都是在Outlook 和Google Calendar 之间传输日历的方法。

    功夫不负有心人:GoogleCalendar日历 客户端单文件绿色版 33KB

    http://yunfile.com/file/Freesmile/5e270a0a/

  12. 说: 回复他/她

    弱弱问下,全天事件是什么时候发送提醒?是前一年17点吗?

  13. 说: 回复他/她

    刚才打错了,不是前一年,是前一天~

  14. 说: 回复他/她

    大家好,第一次来。

  15. 说: 回复他/她

    为什么留言看不到留言时间呢?建议更改一下模板。

  16. 说: 回复他/她

    这个时间管理应用是不错的,希望大家能提高工作与生活效率,平衡两者状态,快乐工作,乐享生活。南京德智盈软件正在研发同时兼顾你工作与生活的计划性更合理且更强的时间管理软件系统。不过目前只针对企业用户。